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天水市工程咨詢(xún)中心有限公司檔案管理制度
來(lái)源: | 作者:管理員 | 發(fā)布時(shí)間: 2022-07-05 | 2301 次瀏覽 | 分享到:

天咨發(fā)〔2022140

 

天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

關(guān)于印發(fā)檔案管理制度的通知

 

各部(室)

為進(jìn)一步健全規范公司檔案管理工作,全面提高公司檔案管理水平,制定《天水市工程咨詢(xún)中心有限公司檔案管理制度(試行)》,經(jīng)7月4日總經(jīng)理辦公會(huì )會(huì )議研究通過(guò),現印發(fā)你們,請遵照執行。

 

 

                   天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

           2022年75

 

 

天水市工程咨詢(xún)中心有限公司

 檔案管理制度

 

第一章    

 

第一條  規范天水市工程咨詢(xún)中心有限公司的檔案管理,建立科學(xué)規范的檔案管理體系,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的重要作用根據《中華人民共和國檔案法》《甘肅省檔案管理條例》,結合公司實(shí)際,制定本制度。

第二條  本制度適用于公司的咨詢(xún)成果檔案和文件檔案的管理。

第三條  檔案資料包括電子版和紙質(zhì)版

第四條  檔案管理堅持及時(shí)、真實(shí)、齊全、清晰、手續完備、安全可靠的原則。

 

第二章    

 

第五條  辦公室設置檔案室及檔案管理專(zhuān)員,檔案管理員須保持相對穩定調動(dòng)工作時(shí),須對檔案材料檔案上架情況清點(diǎn)并制作移交清冊,并注明移交人、接交人、監交人、移交時(shí)間等信息。具體職責為:

1.負責公司檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等

2.負責檔案管理的各項規章制度的制訂

3.檔案查詢(xún)提供利用服務(wù)

4.嚴格執行保密制度

 

第三章  具體要求

 

第六條  歸檔時(shí)間和歸檔程序

1.項目評估檔案包括委托函或合同、前置要件、初審單、專(zhuān)家組咨詢(xún)意見(jiàn)、可研文本、答復意見(jiàn)書(shū)、評估報告、其他往來(lái)函件等,評估咨詢(xún)部長(cháng)審核項目負責人同電子版檔案(電子版檔案管理員和項目負責人各存一份)同時(shí)送檔案室歸檔

2.項目咨詢(xún)檔案應包括合同、項目咨詢(xún)成果文件(包括規劃可研報告、工程審計報告、穩評報告等),專(zhuān)家審查意見(jiàn)、會(huì )議資料、其他往來(lái)函件等,由相應部室負責人審核后同電子版檔案(電子版檔案管理員和項目負責人各存一份)同時(shí)送檔案室歸檔

3.紙質(zhì)版檔案上架歸檔前填寫(xiě)《檔案資料明細表》

4.電子版檔案按同上順序命名打包壓縮拷貝至檔案管理員;

5.公司配備由專(zhuān)人保管的計算機來(lái)存儲電子檔案,未經(jīng)專(zhuān)人許可,任何人不得使用、拷貝、查閱電子檔案;

6.電子檔案存檔材料須保證與紙質(zhì)版材料一致,存檔前同紙質(zhì)版流程查看確認后進(jìn)行存檔。

第七條  歸檔要求

1.歸檔資料必須完整、分類(lèi)清楚、歸類(lèi)準確、組卷合理、編目清晰。與存檔文件《檔案資料明細表》一一對應,如有缺漏不予歸檔特殊情況需有合理說(shuō)明,由項目負責人和部室負責人簽字后上架歸檔。

2.電子版檔案和紙質(zhì)版檔案案卷排列方法必須一致,并保持案卷之間的聯(lián)系。

3.各類(lèi)文件一檔一式一份

第八條  檔案查閱、借閱規定

1.因工作需要,查閱檔案資料時(shí),須在釘釘上申請按照要求填寫(xiě)審批同意后,方在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

2.復印檔案資料需填寫(xiě)釘釘”申請,機密檔案資料由董事長(cháng)簽字同意后方可復印。

3.檔案資料原則上不予借出,如有特殊情況需攜帶外出時(shí),需填寫(xiě)釘釘—檔案借閱申請”,寫(xiě)明用意,經(jīng)同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)董事長(cháng)批準后方可外借。

4.檔案資料一般情況下僅限公司內部人員查閱使用。如外單位人員查閱檔案,必須持單位介紹信個(gè)人身份證明,經(jīng)董事長(cháng)批準,填寫(xiě)《調閱單》后,方可查閱。

5.借出檔案應在日內歸還,如需延長(cháng)借閱期,應辦理續借手續,到期未還者,檔案管理人員應及時(shí)催還,未辦理續借手續而逾期不歸還者,要予以通報批評或追究其相關(guān)責任。

6.借閱檔案的人員,要愛(ài)護檔案,不準私自摘錄、翻印和任意轉借,不準圈注和涂改,不準污損和拆卷。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。

7.借出的資料,因保管不善損壞或丟失的,由借閱人負責及時(shí)追查,重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導,如系人為造成,公司將追究有關(guān)人員的責任。

8.借出的資料使用完畢,要及時(shí)歸還檔案室,檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細檢查,保證資料齊全、完整,并在《調閱單》上填寫(xiě)歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認,驗收無(wú)誤,及時(shí)入庫。如發(fā)現有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報告。

第九條  檔案的利用

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